حضورينظام إجازات الموظفين وطلباتهم إلكترونياً بعد تعديلات 2025
دليل لأنواع إجازات الموظفين في نظام العمل السعودي وأرصدتها بعد تعديلات 2025، وكيف تدير الطلبات والاستئذان والخطابات والسلف إلكترونياً. بخطوات عملية تختصر الورق والانتظار.
إدارة إجازات الموظفين وطلباتهم تبدأ من معرفة الأرصدة النظامية لكل نوع إجازة، ثم تحويل الطلب والموافقة من ورقة ورسالة واتساب إلى مسار إلكتروني واضح. أهم ما تغيّر مع تعديلات 2025 (السارية منذ فبراير 2025): إجازة وضع 12 أسبوعاً، و3 أيام للأب عند الولادة، و3 أيام لوفاة الأخ أو الأخت. في هذا المقال تجد الأنواع والأرصدة، ثم طريقة بناء دورة طلبات منظمة.
أنواع الإجازات وأرصدتها في نظام العمل السعودي
الإجازة السنوية
يستحق الموظف 21 يوماً في السنة، وتصبح 30 يوماً إذا أمضى 5 سنوات متصلة لدى صاحب العمل نفسه. ومن أكثر الأخطاء شيوعاً أن يبقى رصيد الموظف على 21 يوماً بعد إكماله خمس سنوات لأن أحداً لم ينتبه للتاريخ.
الإجازة المرضية
في السنة الواحدة، وبتقرير طبي معتمد:
- 30 يوماً بأجر كامل.
- ثم 60 يوماً بثلاثة أرباع الأجر.
- ثم 30 يوماً بدون أجر.
مثال توضيحي: موظف راتبه 6000 ريال، أجره اليومي 200 ريال. إذا تجاوزت إجازته المرضية في السنة 30 يوماً، فكل يوم بعدها (ضمن الستين التالية) يُدفع بثلاثة أرباع الأجر، أي 150 ريالاً لليوم. لذلك يجب أن يعرف النظام كم استهلك الموظف من كل شريحة.
الإجازات الخاصة بالمناسبات
- الزواج: 5 أيام.
- وفاة الزوج أو أحد الأصول أو الفروع: 5 أيام.
- وفاة الأخ أو الأخت: 3 أيام (من تعديلات 2025).
- الأب عند ولادة مولود: 3 أيام، تؤخذ خلال 7 أيام من الولادة (من تعديلات 2025).
- إجازة الوضع: 12 أسبوعاً بعد أن كانت 10 أسابيع (من تعديلات 2025).
الإجازة العارضة والإجازة بدون راتب
كثير من المنشآت تتيح أنواعاً إضافية مثل الإجازة العارضة للظروف الطارئة، والإجازة بدون راتب باتفاق الطرفين. ضوابطها ومددها تحددها لائحة تنظيم العمل في منشأتك، فاكتبها بوضوح.
لماذا تتعطل إدارة الإجازات في المنشآت؟
الصورة المعتادة: موظف يرسل رسالة واتساب للمشرف، والمشرف يوافق شفهياً، ثم ينسى أحدهم إبلاغ المحاسب، فيُخصم اليوم غياباً. أو يطلب الموظف رصيده ولا أحد يعرفه بدقة. النتيجة:
- خلافات على الرصيد في نهاية السنة.
- غياب يُحسب خطأً لأن الإجازة لم تُسجَّل.
- انتظار طويل للموافقة لأن المدير في موقع آخر.
- ملف ورقي لا يمكن البحث فيه ولا الرجوع إليه.
كيف تبني دورة طلب وموافقة إلكترونية؟
الهدف أن يمر كل طلب بالمسار نفسه، وأن يبقى له أثر:
- الموظف يقدم الطلب من جواله، ويرى رصيده قبل الإرسال.
- المدير المختص يصله إشعار، فيوافق أو يرفض بنقرة مع ملاحظة إن لزم.
- الموظف يصله إشعار بالقرار فوراً.
- الرصيد يُحدّث تلقائياً، ويُعامل يوم الإجازة في الحضور كإجازة لا كغياب.
- الأثر المالي ينتقل للراتب إن كانت الإجازة بدون أجر أو بجزء منه.
حدّد مسبقاً من يعتمد ماذا: المشرف المباشر للاستئذان القصير، ومدير الموارد البشرية للإجازة الطويلة مثلاً.
قواعد تكتبها في سياسة الإجازات لديك
النظام يحدد الحد الأدنى من الحقوق، لكن التفاصيل التشغيلية تحددها أنت. اكتب في سياستك بوضوح:
- مدة الإشعار المسبق للإجازة السنوية، حتى تستطيع ترتيب البدائل.
- من يعتمد كل نوع من الطلبات، ومن ينوب عنه في غيابه.
- المستندات المطلوبة: التقرير الطبي للإجازة المرضية، ووثيقة الزواج أو شهادة الميلاد للإجازات الخاصة.
- المواسم التي يُقيَّد فيها التزامن، كأن لا يغيب أكثر من عدد معين من القسم نفسه في وقت واحد.
- طريقة احتساب الرصيد: متى يبدأ، وكيف يُعرض للموظف.
ما بعد الإجازات: الاستئذان والخطابات والسلف
الطلبات اليومية أكثر من الإجازات بكثير، ومن الأفضل أن تمر بالمسار نفسه:
- الاستئذان: تأخير صباحي، أو انصراف مبكر، أو خروج مؤقت. إذا اعتُمد مسبقاً لا يُحسب على الموظف تأخيراً.
- الخطابات بترويسة المنشأة: تعريف بالراتب، وخطاب تعريف، وشهادة خبرة، بدل انتظار الموظف أياماً حتى يُكتب له خطاب.
- السلفة: يطلبها الموظف، وتُحدد أقساطها، وتُخصم عند اعتماد الشهر. وتذكّر أن مجموع الخصومات الشهرية لا يتجاوز نصف الأجر.
- تحديث البيانات وتأشيرة الخروج والعودة.
كيف يدير «حضوري» الإجازات والطلبات؟
في «حضوري» يجد الموظف في تطبيقه قائمة الطلبات كلها: إجازة (سنوية، مرضية، عارضة، بدون راتب)، واستئذان، وخطابات بترويسة المنشأة، وسلفة تُسدَّد أقساطاً، وتحديث بيانات، وتأشيرة خروج وعودة. يعتمدها المدير بنقرة من لوحته أو جواله، ويصل الإشعار للطرفين.
ولأن الطلبات مرتبطة بالحضور والرواتب، فإن الإجازة المعتمدة لا تظهر غياباً، وأقساط السلف تُخصم تلقائياً عند اعتماد الشهر. ويرى الموظف في «شؤوني» رصيد إجازته وإقامته وعهده وخطاباته. والتطبيق متاح بست لغات، فيقدّم العامل طلبه بلغته دون وسيط.
لمعرفة كيف تُحسب أيام الغياب غير المعتمدة، راجع خصم الغياب والتأخير، ولملف الموظف ووثائقه ومتابعة انتهائها اقرأ شؤون الموظفين والوثائق.
قائمة تحقق سريعة لمدير الموارد البشرية
- هل حُدّثت أرصدة الوضع والمولود ووفاة الأخ أو الأخت وفق تعديلات 2025؟
- هل يتحول رصيد السنوية إلى 30 يوماً تلقائياً لمن أكمل خمس سنوات متصلة؟
- هل يُتابَع ما استُهلك من كل شريحة في الإجازة المرضية؟
- هل لكل طلب مسار اعتماد واضح ونائب عند غياب المعتمِد؟
- هل تظهر الإجازات المعتمدة في الحضور قبل اعتماد مسير الشهر؟
أسئلة شائعة
متى تصبح الإجازة السنوية 30 يوماً؟
بعد أن يُكمل الموظف 5 سنوات متصلة لدى صاحب العمل نفسه.
كم إجازة الأب عند ولادة مولود؟
3 أيام بعد تعديلات 2025، تؤخذ خلال 7 أيام من الولادة.
هل تغيرت مدة إجازة الوضع؟
نعم، أصبحت 12 أسبوعاً بدلاً من 10 أسابيع منذ فبراير 2025.
هل يُخصم الاستئذان المعتمد من الراتب؟
يعتمد ذلك على سياسة منشأتك، لكنه لا يُحسب تأخيراً إذا اعتُمد مسبقاً. للتفاصيل راجع وزارة الموارد البشرية ولائحة تنظيم العمل في منشأتك.
الخلاصة
إدارة الإجازات الجيدة تقوم على أرصدة صحيحة ومحدّثة وفق تعديلات 2025، ومسار طلب وموافقة واحد لكل أنواع الطلبات، وربط مباشر بالحضور والرواتب حتى لا يتحول يوم إجازة إلى خصم غياب. وإن أردت أن يقدم موظفوك طلباتهم من جوالهم وتعتمدها بنقرة، فجرّب «حضوري» على فريقك: اطلب تجربة مجانية.
